SaaS-Nutzungsbedingungen „Compalia".

§ 1 Geltungsbereich, Zielgruppe

(1) Diese SaaS-Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der webbasierten Softwarelösung „Compalia" durch Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern erfolgt nicht.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt wurde.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Softwarelösung Compalia als webbasierte Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung.

(2) Compalia dient der Unterstützung von Compliance-, Dokumentations-, Organisations- und Auswertungsprozessen im Unternehmen.

(3) Die Plattform kann insbesondere Funktionen zur strukturierten Erfassung, Verwaltung, Bewertung, Nachverfolgung und Dokumentation regulatorischer Anforderungen, interner Maßnahmen und sonstiger unternehmensbezogener Inhalte bereitstellen.

(4) Der Zugriff erfolgt über das Internet. Eine Überlassung des Quellcodes oder lokal installierbarer Software ist nicht geschuldet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird.

(5) Der konkrete Leistungs- und Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Lizenzmodell sowie der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses maßgeblichen Produkt- und Leistungsbeschreibung. Diese kann insbesondere über die Website, das Angebot oder sonstige dem Kunden vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellte Unterlagen bereitgestellt werden.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, die Software technisch und funktional weiterzuentwickeln, zu ändern oder anzupassen, soweit der vertragsgemäße Nutzungszweck dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.

§ 3 Lizenzmodelle

(1) Der Anbieter bietet unterschiedliche Lizenzmodelle mit jeweils abweichendem Leistungs- und Funktionsumfang an.

(2) Der konkrete Leistungs- und Funktionsumfang des jeweils gebuchten Lizenzmodells ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses maßgeblichen Produkt- und Leistungsbeschreibung.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Bezeichnung, Ausgestaltung und Struktur der Lizenzmodelle weiterzuentwickeln oder anzupassen, soweit der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang des Kunden hierdurch nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.

(4) Soweit der Anbieter kostenfreie Test-, Vorschau-, Demo- oder Evaluierungszugänge anbietet, begründet dies keinen Anspruch auf eine dauerhafte unentgeltliche Nutzung, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

(5) Die Nutzung bestimmter Module, Funktionen oder Nutzerzahlen kann modellabhängig begrenzt sein.

§ 4 Registrierung, Unternehmenskonto, Nutzerzuordnung

(1) Die Nutzung der Plattform setzt die Anlage eines Unternehmenskontos voraus, sofern nicht ausschließlich ein kostenfreier Preview-Zugang ohne gesonderte Unternehmenseinrichtung bereitgestellt wird.

(2) Ein Nutzer kann einem oder mehreren Unternehmen zugeordnet sein.

(3) Der Kunde benennt mindestens einen administrativen Ansprechpartner („Admin"). An diesen können insbesondere vertrags-, zahlungs- und systembezogene Informationen übermittelt werden.

(4) Der Kunde ist für die ordnungsgemäße Verwaltung der Nutzer, Rollen und Berechtigungen innerhalb seines Unternehmenskontos verantwortlich.

(5) Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen.

§ 5 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, Compalia im vertraglich vereinbarten Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

(2) Eine Nutzung für Dritte außerhalb des vertraglich vorgesehenen Anwendungsbereichs ist unzulässig, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

(3) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zurückzuentwickeln, zu dekompilieren oder den Quellcode auf andere Weise zu erschließen, soweit dies nicht gesetzlich zwingend zulässig ist.

§ 6 Vertragslaufzeit, Verlängerung, Kündigung

(1) Für die kostenpflichtigen Lizenzmodelle Basis und Premium gilt eine Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten.

(2) Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag jeweils automatisch um einen weiteren Monat, sofern er nicht bis zum Ablauf der jeweiligen laufenden Abrechnungsperiode gekündigt wird.

(3) Das Preview-Modell ist grundsätzlich kostenfrei und läuft, soweit nichts anderes vereinbart ist, auf unbestimmte Zeit. Ein Anspruch auf zeitlich unbegrenzte Bereitstellung des Preview-Modells besteht nicht.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Ein Upgrade in ein höherwertiges Lizenzmodell ist grundsätzlich jederzeit möglich. Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, erfolgt die Abrechnung des Upgrades zeitanteilig oder ab dem nächstfolgenden Abrechnungszeitraum nach Maßgabe des jeweils vorgesehenen Produkt- und Billing-Setups.

(6) Ein Wechsel in ein niedrigeres Lizenzmodell kann nur zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums erfolgen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

§ 7 Vergütung und Abrechnung

(1) Die Vergütung für kostenpflichtige Lizenzmodelle richtet sich nach dem jeweils vereinbarten Preisblatt, Angebot oder dem im Bestellprozess ausgewiesenen Preis.

(2) Soweit im Einzelfall nicht ausdrücklich abweichend vereinbart, erfolgt die Abrechnung monatlich.

(3) Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

(4) Rechnungen sind mit Zugang ohne Abzug zur Zahlung fällig, soweit nicht ausdrücklich abweichende Zahlungsziele vereinbart sind.

§ 8 Support, Wartung, Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter stellt Supportleistungen im Rahmen seiner betrieblichen Möglichkeiten zur Verfügung.

(2) Der primäre Supportkanal ist die Kommunikation per E-Mail. Der Anbieter ist berechtigt, weitere Supportkanäle anzubieten oder bestehende Supportkanäle zu ändern.

(3) Ein Anspruch auf bestimmte Reaktions-, Bearbeitungs-, Wiederherstellungs- oder Lösungszeiten besteht nicht. Ein Service Level Agreement (SLA) ist nicht Bestandteil des Vertrags, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, Wartungsarbeiten, Updates, Upgrades und sonstige technische Maßnahmen durchzuführen, die zu vorübergehenden Einschränkungen der Verfügbarkeit oder einzelner Funktionen führen können. Eine bestimmte Verfügbarkeit der Software wird nicht geschuldet.

§ 9 Beratungsleistungen und Onboarding

(1) Im Rahmen des Premium-Modells kann dem Kunden ein laufendes Beratungskontingent für den jeweiligen Vertragszeitraum zur Verfügung gestellt werden. Der konkrete Umfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Modell bzw. der aktuellen Leistungsbeschreibung.

(2) Beratungsleistungen sind Dienstleistungen. Ein bestimmter Erfolg wird nicht geschuldet.

(3) Die Inanspruchnahme erfolgt nach Terminvereinbarung und im Rahmen verfügbarer Kapazitäten. Ein Anspruch auf die Zuweisung eines bestimmten Beraters, auf bestimmte Verfügbarkeiten, auf eine gleichmäßige monatliche Nutzung oder auf bestimmte Reaktionszeiten besteht nicht.

(4) Soweit vorgesehen, können Beratungsleistungen auch durch fachlich zuständige Ansprechpartner, insbesondere im Bereich Informationssicherheit oder Datenschutz, erbracht oder gesondert gebucht werden. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung oder gesonderten Vereinbarung.

(5) Soweit Beratungsstunden nicht innerhalb des jeweils vorgesehenen Nutzungszeitraums in Anspruch genommen werden, können sie verfallen, sofern nicht ausdrücklich eine abweichende Übertragungsregel vereinbart ist.

(6) Das Basis-Modell enthält keine inkludierten Beratungsstunden. Gesonderte Beratungsleistungen können unabhängig vom Produkt separat vereinbart werden.

(7) Ein initialer Onboarding- oder Erstkontakt kann nach Vertragsbeginn angeboten werden. Ein Anspruch auf Durchführung innerhalb eines bestimmten Zeitraums besteht nicht.

(8) Beratungs- und Onboarding-Leistungen stellen keine Rechtsberatung dar.

§ 10 Keine Rechtsberatung, Eigenverantwortung des Kunden

(1) Die Plattform unterstützt den Kunden bei Compliance-, Dokumentations- und Organisationsprozessen. Die bereitgestellten Inhalte, Bewertungen, Maßnahmenvorschläge, Hinweise, Strukturen und sonstigen Funktionen dienen ausschließlich der Unterstützung und stellen keine Rechtsberatung dar.

(2) Eine individuelle rechtliche Prüfung im Einzelfall wird durch die Nutzung von Compalia nicht ersetzt.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, die durch die Plattform bereitgestellten Informationen eigenständig zu prüfen und eigenverantwortlich zu bewerten.

(4) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen oder vom System erzeugten Ergebnisse.

§ 11 Inhalte, Kommentare, Dokumente

(1) Der Kunde ist für die von ihm eingestellten, hochgeladenen, gespeicherten oder verarbeiteten Inhalte selbst verantwortlich. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, vom Kunden eingestellte Inhalte inhaltlich zu prüfen.

(2) Dokumente, Kommentare, Bearbeitungshistorien und sonstige Inhalte können auch nach Entfernung einzelner Nutzer oder nach Änderung der Nutzerzuordnung innerhalb des Unternehmenskontos bestehen bleiben, soweit dies für die Funktionsfähigkeit, Dokumentation, Nachverfolgbarkeit oder Integrität der Plattform erforderlich ist.

(3) Soweit einzelne Nutzer entfernt oder Nutzerkonten gelöscht werden, kann der Anbieter eine Anonymisierung oder pseudonymisierte Zuordnung der betreffenden Inhalte vornehmen.

§ 12 Entfernung von Nutzern, Löschung von Nutzerkonten und Unternehmen

(1) Der Kunde kann Nutzer aus einem Unternehmenskonto entfernen. Wird ein Nutzer aus einem Unternehmen entfernt und besteht keine weitere Zuordnung oder Einladung, kann das betreffende Nutzerkonto zur Löschung vorgemerkt werden.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, für vorgemerkte Nutzerkonten eine Frist von 90 Tagen vorzusehen, innerhalb derer eine Reaktivierung, erneute Einladung oder sonstige Klärung möglich ist. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Reaktivierung, kann das Nutzerkonto gelöscht werden.

(3) Bei Löschung eines Nutzerkontos können bestehende Inhalte, insbesondere Kommentare, Dokumentbezüge, Bearbeitungshistorien oder Maßnahmeneinträge, in anonymisierter oder entpersonalisierter Form erhalten bleiben, soweit dies für Dokumentations- und Nachweiszwecke erforderlich ist.

(4) Wird ein Unternehmen gelöscht, endet der Zugriff auf das betreffende Unternehmenskonto. Nutzerkonten können, soweit technisch vorgesehen, fortbestehen und anderen Unternehmen zugeordnet oder einem Statuswechsel unterzogen werden.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, Unternehmensdaten nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und vertraglich vorgesehener Übergangsfristen endgültig zu löschen, spätestens jedoch nach Ablauf von 90 Tagen nach Wirksamwerden der Löschung, soweit keine längere Speicherung gesetzlich erforderlich ist.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, und zwar der Höhe nach beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter haftet insbesondere nicht für Entscheidungen des Kunden, die auf Grundlage der durch die Plattform bereitgestellten Inhalte, Strukturen, Bewertungen oder Handlungsempfehlungen getroffen werden.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste, soweit diese durch den Kunden durch angemessene Datensicherungen vermeidbar gewesen wären.

(6) Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn und ausgebliebene Einsparungen ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

§ 14 Zahlungsverzug, Nichtzahlung, Downgrade, Reaktivierung

(1) Schlägt eine Zahlung fehl oder gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Kunden hierüber in geeigneter Weise zu informieren, insbesondere über den Admin-Kontakt.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, nach vorheriger Ankündigung und angemessener Frist Leistungen ganz oder teilweise einzuschränken.

(3) Der Anbieter kann den Zugang auf ein eingeschränktes Nutzungsmodell, insbesondere das Preview-Modell, umstellen. Eine solche Einschränkung oder Umstellung stellt keine Kündigung des Vertrags dar.

(4) Nach Ausgleich offener Forderungen kann der ursprüngliche Leistungsumfang wiederhergestellt werden.

(5) Das Recht des Anbieters zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund, insbesondere bei fortdauerndem Zahlungsverzug, bleibt unberührt.

§ 15 Vertragsbeendigung, Preview-Downgrade, Datenspeicherung nach Vertragsende

(1) Nach Beendigung eines kostenpflichtigen Lizenzmodells kann dem Kunden eine weitere eingeschränkte Nutzung im Rahmen eines Preview-Modells ermöglicht werden. Ein Anspruch hierauf besteht nicht.

(2) Der Zugriff auf kostenpflichtige Funktionen kann nach Vertragsende oder nach Downgrade eingeschränkt werden. Daten können zunächst erhalten bleiben.

(3) Die Daten des Kunden werden über das Vertragsende hinaus für einen angemessenen Übergangszeitraum gespeichert, soweit dies für Reaktivierung, Migration, Export, Nachweiszwecke oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

(4) Nach Ablauf des Übergangszeitraums ist der Anbieter berechtigt, die Daten zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(5) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

§ 16 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

(2) Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.

(3) Der Einsatz von Unterauftragnehmern erfolgt unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

§ 17 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anlage: Service Level Agreement (SLA)

Dieses Service Level Agreement für die Nutzung der Plattform „Compalia“ wird geschlossen zwischen der BREDEX Software Entwicklungs- und Beratungs-GmbH, Lindentwete 1, 38100 Braunschweig (nachfolgend „BREDEX“) und dem jeweiligen Kunden (nachfolgend „Kunde“). Stand: 01. September 2026.

§ 1 Gegenstand

(1) Dieses Service Level Agreement („SLA“) ergänzt die Nutzungsbedingungen für die Nutzung der Plattform „Compalia“.

(2) Das SLA regelt ausschließlich die Verfügbarkeit der Plattform, Supportleistungen, Reaktionszeiten sowie Wartungsleistungen von BREDEX.

(3) Soweit dieses SLA keine abweichenden Regelungen enthält, gelten die Bestimmungen der Nutzungsbedingungen.

§ 2 Geltungsbereich

(1) Dieses SLA gilt für die kostenpflichtigen Lizenzmodelle der Plattform Compalia.

(2) Für das kostenfreie Preview-Modell besteht kein Anspruch auf bestimmte Service Levels oder Reaktionszeiten.

§ 3 Plattformverfügbarkeit

(1) BREDEX stellt eine monatliche Zielverfügbarkeit der Plattform von 99,5 % bereit. Die Verfügbarkeit wird kontinuierlich über das zentrale Monitoring-System (OpenIT Cockpit) überwacht. Die Überprüfung erfolgt automatisiert im Minutentakt. Bei festgestellten Abweichungen werden automatisierte Benachrichtigungen an die zuständigen Administratoren ausgelöst.

(2) Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben insbesondere folgende Zeiten unberücksichtigt:

• angekündigte Wartungsarbeiten
• Notfallwartungen
• höhere Gewalt
• Störungen öffentlicher Telekommunikationsnetze
• Ausfälle von Drittanbietern außerhalb des Einflussbereichs von BREDEX
• Störungen innerhalb der IT-Infrastruktur des Kunden

(3) Ein Anspruch auf eine jederzeit unterbrechungsfreie Nutzung besteht nicht.

§ 4 Wartungsfenster

(1) BREDEX ist berechtigt, Wartungs-, Sicherheits- und Aktualisierungsarbeiten durchzuführen.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt.

(3) Soweit möglich erfolgen Wartungsarbeiten außerhalb der üblichen Geschäftszeiten.

§ 5 Support

(1) Supportanfragen können über das Ticketsystem oder per E-Mail eingereicht werden.

(2) Supportzeiten sind:
Montag bis Freitag
09:00 Uhr bis 17:00 Uhr
ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz der BREDEX.

(3) Außerhalb der Supportzeiten besteht keine Verpflichtung zur Bearbeitung von Supportanfragen. Bei Störungen oder geplanten Wartungsarbeiten erfolgt die Kommunikation mit Kunden über die vorgesehenen Supportkanäle. Eine öffentliche Statusseite wird derzeit nicht betrieben.

§ 6 Fehlerklassen und Reaktionszeiten

(1) Fehler werden nach ihrer Auswirkung auf die Nutzung der Plattform priorisiert.

(2) Die Reaktionszeit bezeichnet den Zeitraum bis zur qualifizierten Aufnahme der Bearbeitung der Supportanfrage.

(3) Die Reaktionszeit stellt keine garantierte Fehlerbehebungszeit dar.

(4) BREDEX bemüht sich um eine schnellstmögliche Fehlerbehebung unter Berücksichtigung der jeweiligen Priorität.

§ 7 Datensicherung und Wiederherstellung

(1) Die produktiv genutzten Daten werden regelmäßig gesichert.

(2) Datenbanksicherungen werden täglich erstellt und entsprechend der geltenden Backup-Richtlinien für drei Tage aufbewahrt.

(3) Backups werden ausschließlich innerhalb der AWS-Region EU-Central-1 (Frankfurt am Main) gespeichert.

(4) Wiederherstellungen erfolgen unter Verwendung der standardisierten Backup- und Restore-Mechanismen der eingesetzten Infrastruktur.

(5) Wiederherstellungstests werden anlassbezogen, insbesondere im Rahmen von Release-Zyklen, durchgeführt.

§ 8 Updates und Weiterentwicklung

(1) BREDEX entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter.

(2) Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen sowie gesetzlich oder technisch erforderliche Anpassungen werden im Rahmen der Weiterentwicklung bereitgestellt.

(3) Der Kunde hat keinen Anspruch auf

• bestimmte neue Funktionen
• bestimmte Releasezyklen
• einen festen Veröffentlichungstermin neuer Versionen

§ 9 Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde unterstützt BREDEX insbesondere durch

• eine möglichst genaue Fehlerbeschreibung
• Bereitstellung relevanter Informationen (z. B. Screenshots oder Fehlermeldungen)
• Benennung eines Ansprechpartners
• Mitwirkung bei der Eingrenzung und Analyse des Fehlers

Unterbleibt eine erforderliche Mitwirkung, können sich Reaktions- und Bearbeitungszeiten entsprechend verlängern. Datenexporte erfolgen derzeit auf Anfrage über den Support. Eine automatisierte Self-Service-Exportfunktion besteht derzeit nicht.

§ 10 Leistungsausschlüsse

Die in diesem SLA beschriebenen Serviceleistungen gelten insbesondere nicht für Störungen,

• die durch eine unsachgemäße Nutzung der Plattform verursacht wurden
• die auf kundenseitige Hard- oder Software zurückzuführen sind
• die durch vom Kunden eingesetzte Drittsoftware oder Integrationen verursacht werden
• die durch Änderungen des Kunden an seiner IT-Umgebung entstehen
• die auf Ausfälle externer Dienste oder höherer Gewalt beruhen

§ 11 Schlussbestimmungen

(1) Dieses SLA ergänzt die zwischen den Parteien geschlossenen Nutzungsbedingungen.

(2) Im Falle von Widersprüchen gehen die Regelungen der Nutzungsbedingungen vor, soweit dieses SLA keine speziellere Regelung enthält.

(3) BREDEX ist berechtigt, dieses SLA anzupassen, soweit dies aufgrund technischer, organisatorischer oder rechtlicher Änderungen erforderlich ist. Über wesentliche Änderungen werden Kunden rechtzeitig informiert.