1. Gegenstand
Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform „Compalia“. Sie gelten für Registrierung, Anmeldung, Nutzung der Plattformfunktionen, Support, Abrechnung sowie den technischen und organisatorischen Betrieb der Plattform.
Soweit personenbezogene Daten außerhalb der Plattform verarbeitet werden, insbesondere im Zusammenhang mit der allgemeinen Nutzung der Website der BREDEX GmbH, Kontaktformularen oder sonstigen allgemeinen Unternehmensprozessen, gelten ergänzend die allgemeinen Datenschutzhinweise der BREDEX GmbH in ihrer jeweils aktuellen Fassung.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ist:
BREDEX Software Entwicklungs- und Beratungs-GmbH (nachstehend „BREDEX“)
Lindentwete 1, 38100 Braunschweig, Deutschland.
E-Mail: legal@bredex.de
Telefon: +49 531 24330-0
3. Rollenverteilung bei der Datenverarbeitung
Im Zusammenhang mit der Nutzung von Compalia ist datenschutzrechtlich zwischen zwei Rollen zu unterscheiden.
Soweit Kunden personenbezogene Daten eigenverantwortlich in die Plattform einstellen, dort verwalten, analysieren oder dokumentieren, verarbeitet BREDEX diese Daten in der Regel als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO im Auftrag des jeweiligen Kunden. Dies betrifft insbesondere solche Inhalte, die der Kunde selbst innerhalb der Plattform verarbeitet, etwa Nutzerangaben, Dokumente, Maßnahmen, Kommentare oder sonstige Inhaltsdaten.
Soweit BREDEX personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, erfolgt dies in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung von Registrierungs-, Account-, Vertrags-, Support-, Sicherheits-, Log- und Abrechnungsdaten.
4. Verarbeitete Daten
Im Zusammenhang mit Compalia können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Name, Vorname und geschäftliche E-Mail-Adresse
- optionale Funktions- oder Rollenangaben
- interne Nutzer-IDs
- Berechtigungen und Zugriffseinstellungen innerhalb des Systems
- Zuordnungen von Nutzern zu einem oder mehreren Unternehmen, einschließlich bestehender oder offener Einladungen
- Kennzeichnungen interner Ansprechpartner oder Berater
- IP-Adressen sowie Protokoll-, Login- und Nutzungsdaten
- Zeitstempel von Sessions sowie von Erstellungs-, Änderungs- und Löschvorgängen
- Geräte- und Browserinformationen
- Kommentare, Maßnahmen, Statusangaben, Dokumente und Bearbeitungshistorien
- hochgeladene Dokumente und zugehörige Metadaten
- Verknüpfungen zu externen Dateien, Ablagen oder sonstigen Drittsystemen, soweit diese innerhalb des Tools gespeichert oder referenziert werden
- E-Mail-Adressen von eingeladenen Nutzern
- Abrechnungs- und Zahlungsbezüge
- Maßnahmen, Statusangaben und sonstige Unternehmens- und Compliance-Inhalte
- sowie Daten, die aus bestehenden Systeminhalten automatisch übernommen, vorbefüllt oder in neu erstellten Inhalten weiterverarbeitet werden
- Marketing- und CRM-Statusinformationen (z. B. Einwilligungen zum Erhalt von Produktinformationen, Kommunikationshistorie und Registrierungsstatus), soweit diese in HubSpot verarbeitet werden
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO sollen grundsätzlich nicht verarbeitet werden, soweit dies nicht ausdrücklich vorgesehen und rechtlich gesondert abgesichert ist.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Betrieb der Plattform
- Registrierung, Authentifizierung und Nutzerverwaltung
- Durchführung des Vertragsverhältnisses
- Bearbeitung von Support- und Serviceanfragen
- Sicherstellung von IT-Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsprävention
- Abrechnung und Zahlungsabwicklung
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung des Vertrags erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von BREDEX an einem sicheren, störungsfreien und wirtschaftlichen Betrieb der Plattform erforderlich ist.
Sofern Nutzer hierzu ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir die im Registrierungsprozess angegebenen Kontaktdaten außerdem, um per E-Mail über Produktneuheiten, neue Funktionen, Veranstaltungen oder vergleichbare Informationen zu Compalia zu informieren. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Für die Website compalia.de werden Statistik-/Reichweiten- und Attributionsfunktionen – darunter das Erstanbieter-Cookie compalia_attribution zur Zuordnung der Besuchsquelle bzw. Kampagne (Speicherdauer 90 Tage) sowie Google Analytics 4 – ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung eingesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung erfolgt keine Speicherung auf Ihrem Endgerät und keine Übermittlung an Analysedienste. Die Einwilligung können Sie jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ im Footer mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
6. Empfänger und Subdienstleister
Innerhalb von BREDEX erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten an externe Dienstleister übermittelt werden, soweit dies für den Betrieb, die Nutzung oder die Abrechnung der Plattform erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Hosting-, Infrastruktur-, Authentifizierungs-, Kommunikations- und Zahlungsdienstleister gehören.
Im Rahmen der Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten werden Registrierungsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und weitere im Registrierungsprozess angegebene Informationen) zudem an unser CRM-System HubSpot übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt zur Verwaltung von Nutzerkonten, zur Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung sowie zur Kommunikation mit den Nutzern.
Soweit solche Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt deren Einbindung auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.
Die in der allgemeinen Datenschutzerklärung von BREDEX für die Website genannten Dienste gelten nicht automatisch auch für Compalia. Für die Plattform maßgeblich sind ausschließlich die tatsächlich im Produkt eingesetzten Dienstleister.
7. Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Dienst erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
Soweit Drittlandtransfers stattfinden, erfolgen diese insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien, etwa durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln.
Soweit Dienstleister wie HubSpot personenbezogene Daten in den USA verarbeiten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder der Hauptvertrag eine vorübergehende Speicherung nach Vertragsende vorsieht.
Nach Vertragsbeendigung oder dauerhafter Nutzungseinschränkung können Daten für einen Übergangszeitraum gespeichert bleiben, etwa für Reaktivierung, Datenmigration, Export oder Nachweiszwecke. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
9. Technische und organisatorische Maßnahmen
BREDEX trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Diese Maßnahmen dienen insbesondere der Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste.
10. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch.
Soweit BREDEX personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Kunden verarbeitet, sind entsprechende Anfragen grundsätzlich an den jeweiligen Kunden als verantwortliche Stelle zu richten. BREDEX unterstützt den Kunden in diesen Fällen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Betroffene Personen sowie berechtigte Kunden können Anfragen zum Datenexport oder zur Datenbereitstellung über die vorgesehenen Support- bzw. Kontaktkanäle stellen.
11. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
12. Ergänzende Datenschutzerklärung der BREDEX GmbH
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung außerhalb der Plattform, insbesondere im Zusammenhang mit der allgemeinen Nutzung der Website oder sonstigen Unternehmensprozessen, sind in der allgemeinen Datenschutzerklärung der BREDEX GmbH abrufbar: bredex.de/datenschutz.
13. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
BREDEX behält sich vor, diese Datenschutzhinweise mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, soweit dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich ist.